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【处室制度】湖北经济学院采购与招标管理办公室档案管理制度

发布者:采购与招标办公室发布时间:2018-10-15浏览次数:472

湖北经济学院采购与招标管理办公室档案管理制度

第一条 为加强学校采购与招投标档案管理,根据教育部《普通高等学校档案管理办法》和《湖北经济学院档案管理办法》的规定,结合学校实际,制定本细则。

第二条 采购与招投标档案必须严格地执行学校档案管理规章制度,技术整理符合学校档案馆规定的业务技术标准。

第三条学校采购与招投标档案归口档案馆和采购与招标管理办公室(以下简称“采招办”)共同管理。档案馆负责对采购与招标档案的指导、监督、检查,以及移交档案馆的档案的存放、查阅和保管期满档案的销毁等工作。采招办负责档案的立卷、归档、保管(移交档案馆前)、查阅、销毁等工作。

第四条采购与招投标档案包括以下类别:

(一)文书档案类

学校及采招办有关采购与招投标的相关管理办法、制度、文件、会议纪要、统计报表等。

(二)业务档案类

1、设备采购类。

2、基建工程及维修类。

3、教材、图书、药品等综合类。

第五条业务档案归档清单

1、采购申请(含业务部门和财务部门审批意见等)。

2、确定采购方式和邀请供应商名单会议记录表。

3、招标文件(邀标文件、竞争性谈判邀请函、询价函等)。

4、评标会议评委、监督小组成员及用户签到表。

5、供应商签到表。

6、开标报价登记表。

7、评委评分表。

8、评分汇总表。

9、评标结果记录表。

10、中标供应商的投标文件。

11、办公室内部的合同审签单。

12、采购合同。

第六条采购合同签订后,经办人应及时将招投标工作原始记录收集、整理、立卷、移交给立卷员立卷。兼职档案员应在采购合同订立后,及时督促立卷员做好立卷归档工作。

第七条 档案的利用。利用招投标档案应按《招标投标法》、《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定办理借阅手续。采招办建立档案查阅、复制登记制度,保证档案查阅方便、安全。设立档案借阅登记薄,记载借阅的时间、目的、内容及借阅人。借阅、复制档案须经办公室负责人批准并办理登记手续。招投标档案原则上不得外借。

第八条档案室的建设应当符合国家颁发的《档案馆建筑设计规范》和《档案库房技术管理暂行规定》的要求,应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施,不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案,应当及时采取修补、复制、收集等补救措施,确保档案的安全与完整。

第九条招投标档案管理有关人员离开工作岗位前,应清理有关工程档案资料及时整理归档;不得擅自处理或带走。禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招投标档案。

第十条采招办应明确分管负责人、兼职档案员、立卷员的档案管理责任,并定期或不定期对档案管理工作进行检查。单位档案负责人负责单位档案管理工作,兼职档案员负责档案的整理、归档和保管,立卷员负责完整、及时地立卷。

  

湖北经济学院采购与招标管理办公室

2017年9月1日