湖北经济学院采购与招标管理办公室档案管理制度
第一条 为加强学校采购与招投标档案管理，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》和《湖北经济学院档案管理办法》的规定，结合学校实际，制定本细则。
第二条 采购与招投标档案必须严格地执行学校档案管理规章制度，技术整理符合学校档案馆规定的业务技术标准。
第三条学校采购与招投标档案归口档案馆和采购与招标管理办公室（以下简称“采招办”）共同管理。档案馆负责对采购与招标档案的指导、监督、检查，以及移交档案馆的档案的存放、查阅和保管期满档案的销毁等工作。采招办负责档案的立卷、归档、保管（移交档案馆前）、查阅、销毁等工作。
第四条采购与招投标档案包括以下类别：
（一）文书档案类
学校及采招办有关采购与招投标的相关管理办法、制度、文件、会议纪要、统计报表等。
（二）业务档案类
1、设备采购类。
2、基建工程及维修类。
3、教材、图书、药品等综合类。
第五条业务档案归档清单
1、采购申请（含业务部门和财务部门审批意见等）。
2、确定采购方式和邀请供应商名单会议记录表。
3、招标文件（邀标文件、竞争性谈判邀请函、询价函等）。
4、评标会议评委、监督小组成员及用户签到表。
5、供应商签到表。
6、开标报价登记表。
7、评委评分表。
8、评分汇总表。
9、评标结果记录表。
10、中标供应商的投标文件。
11、办公室内部的合同审签单。
12、采购合同。
第六条采购合同签订后，经办人应及时将招投标工作原始记录收集、整理、立卷、移交给立卷员立卷。兼职档案员应在采购合同订立后，及时督促立卷员做好立卷归档工作。
第七条 档案的利用。利用招投标档案应按《招标投标法》、《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定办理借阅手续。采招办建立档案查阅、复制登记制度，保证档案查阅方便、安全。设立档案借阅登记薄，记载借阅的时间、目的、内容及借阅人。借阅、复制档案须经办公室负责人批准并办理登记手续。招投标档案原则上不得外借。
第八条档案室的建设应当符合国家颁发的《档案馆建筑设计规范》和《档案库房技术管理暂行规定》的要求，应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应当及时采取修补、复制、收集等补救措施，确保档案的安全与完整。
第九条招投标档案管理有关人员离开工作岗位前，应清理有关工程档案资料及时整理归档；不得擅自处理或带走。禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招投标档案。
第十条采招办应明确分管负责人、兼职档案员、立卷员的档案管理责任，并定期或不定期对档案管理工作进行检查。单位档案负责人负责单位档案管理工作，兼职档案员负责档案的整理、归档和保管，立卷员负责完整、及时地立卷。
湖北经济学院采购与招标管理办公室
2017年9月1日